Preuve et conservation
Conservation des documents pendant cinq ans
Obligation de conservation, art. L. 561-12
Obligation de conserver les pièces d'identification et les documents relatifs aux opérations pendant cinq ans après la fin de la relation ou l'exécution de l'opération.
L'article L. 561-12 du Code monétaire et financier impose de conserver pendant cinq ans à compter de la fin de la relation d'affaires les documents et informations relatifs à l'identité du client et du bénéficiaire effectif, et pendant cinq ans à compter de leur exécution les documents relatifs aux opérations. Les résultats des examens renforcés et les analyses ayant conduit à déclarer ou non suivent le même régime.
La conservation doit permettre de reconstituer l'opération et de répondre à une demande de Tracfin ou de l'autorité de contrôle. Un fichier modifiable sans trace ne satisfait pas l'exigence : il faut pouvoir démontrer que le document produit est celui qui existait à la date des faits, d'où l'intérêt de l'archivage immuable et de l'horodatage.
Le RGPD ne s'oppose pas à cette conservation, qui repose sur une obligation légale (art. 6 § 1 c), mais impose de purger les données à l'échéance.
Textes de référence
- CMF, art. L. 561-12 et R. 561-38-8
- Directive (UE) 2015/849, art. 40
- RGPD, art. 6 § 1 c) et art. 5 § 1 e)
Dans Conformitiel
Conformitiel archive chaque livrable dans un stockage immuable en France (verrouillage cinq ans), horodaté RFC 3161, et purge automatiquement à l'échéance.