L'inspection quadriennale du CSN : de quoi s'agit-il ?
Tous les quatre ans environ, le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) procède à une inspection des études notariales. Cette inspection couvre l'ensemble du dispositif de conformité, dont le volet LCB-FT.
Les inspecteurs examinent la réalité et l'effectivité du dispositif — pas seulement l'existence de documents. Ils vérifient que les procédures sont réellement appliquées au quotidien.
Les 10 éléments vérifiés lors de l'inspection
| # | Élément | Ce que vérifie l'inspecteur |
|---|---|---|
| 1 | Procédure interne LCB-FT | Existe-t-elle ? Est-elle à jour ? Adaptée à l'étude ? |
| 2 | Responsable LCB-FT désigné | Qui est-ce ? Est-il formé ? |
| 3 | Formation des collaborateurs | Tous formés ? Attestations disponibles ? Quand ? |
| 4 | Fiches de vigilance (KYC) | Complètes ? Signées ? Scoring documenté ? |
| 5 | Registre des bénéficiaires effectifs | RBE consulté systématiquement ? Traces conservées ? |
| 6 | Contrôle de la provenance des fonds | Justificatifs demandés ? Archivés ? |
| 7 | Déclarations de soupçon | Y en a-t-il eu ? Si non, est-ce justifié ? |
| 8 | Registre des diligences | Chronologique ? Pièces jointes ? |
| 9 | Contrôle interne annuel | Rapport existant ? Actions correctives ? |
| 10 | Conservation des documents | Durée de 5 ans respectée ? Supports sécurisés ? |
Les erreurs les plus fréquentes
Erreur 1 — La procédure existe mais n'est pas appliquée
Avoir une procédure dans un tiroir ne suffit pas. Les inspecteurs demandent des preuves d'application : fiches KYC remplies, criblages effectués, formations suivies. Une procédure non appliquée est pire qu'une absence de procédure.
Erreur 2 — Les fiches KYC sont incomplètes
Les fiches de vigilance doivent couvrir toutes les parties à l'acte, pas seulement l'acquéreur. Pour une SCI, les bénéficiaires effectifs doivent être identifiés et vérifiés.
Erreur 3 — Pas de traces de formation
Les collaborateurs doivent être formés et les attestations doivent être conservées. Un tableau de suivi par collaborateur avec dates de formation est attendu.
Erreur 4 — Le contrôle interne est absent
Le rapport de contrôle interne annuel est un document obligatoire depuis le règlement CSN 2022. Il doit contenir les vérifications effectuées, les anomalies détectées et les actions correctives.
Erreur 5 — La classification des risques est générique
Chaque étude doit avoir une classification des risques adaptée à sa clientèle et à son activité. Une étude en zone rurale avec une clientèle agricole n'a pas le même profil de risque qu'une étude parisienne spécialisée en immobilier de luxe.
Checklist de préparation
- Procédure interne LCB-FT rédigée, datée et signée par le responsable
- Responsable LCB-FT désigné avec preuve de formation
- Attestations de formation pour chaque collaborateur (< 12 mois)
- Échantillon de fiches KYC complètes (au moins 10 dossiers récents)
- Extraits RBE (INPI) conservés pour les dossiers avec personnes morales
- Justificatifs de provenance des fonds pour les transactions > 150 000 €
- Registre des diligences LCB-FT chronologique
- Rapport de contrôle interne annuel avec date et signatures
- Classification des risques adaptée à l'étude
- Preuve de criblage sanctions/PPE pour les dossiers récents
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- Fiches de vigilance auto-générées depuis les audits, avec scoring documenté
- Attestations de formation par collaborateur, avec alertes de renouvellement
- Registre des diligences chronologique horodaté
- Rapport de contrôle interne avec plans de contrôle annuels et grilles évaluables