Méthodes et outils
Fiche de vigilance
Fiche client LCB-FT, fiche KYC
Document qui consigne, pour un client, l'identification, le bénéficiaire effectif, l'évaluation du risque, les diligences accomplies et le niveau de vigilance retenu.
La fiche de vigilance est le support de la connaissance client : elle rassemble l'identité vérifiée, les pièces recueillies, le bénéficiaire effectif, l'objet de la relation, les facteurs de risque retenus, le niveau de vigilance qui en découle, les criblages réalisés et les décisions prises. Elle est ouverte à l'entrée en relation et mise à jour à chaque revue.
Son contenu varie selon la profession : un notaire y consigne l'acte concerné et les parties, un commissaire-priseur le lot et le mode de paiement, un courtier le contrat et le mode de versement des primes. Plusieurs autorités publient un modèle (le Conseil supérieur du notariat, la CNCJ), mais aucun format n'est imposé.
La fiche doit être datée, signée ou validée par un responsable, conservée cinq ans après la fin de la relation, et rester lisible à cette échéance. Une fiche modifiée sans trace de ses versions perd sa valeur probante.
Textes de référence
- CMF, art. L. 561-5 à L. 561-6 et L. 561-12
- Règlement CSN LCB-FT du 22 septembre 2021 (notaires)
Dans Conformitiel
Les fiches Conformitiel sont spécialisées par profession, versionnées avec chaînage SHA-256, signées électroniquement à la validation et exportées en PDF scellé.