Quand l'utiliser
À chaque entrée en relation ou opération assujettie : la fiche est la pièce centrale du dossier client, celle que le contrôleur ouvre en premier.
Créer la fiche
- Fiches de vigilance → Nouvelle fiche. Choisissez personne physique ou personne morale. Pour une société, saisissez le SIREN : les données des registres sont proposées.
- Selon votre profession, une étape s'insère juste après : Mission de l'avocat ou Opération immobilière. Seule la nature est requise ; si l'opération est hors du champ LCB-FT, la fiche est conservée comme simple trace et les étapes suivantes disparaissent.
- Identification : état civil ou identité de la société, adresse avec aide à la saisie, pièce d'identité. Les pays et nationalités se choisissent dans un référentiel.
- Bénéficiaires effectifs (personne morale) : depuis le registre INPI ou saisis à la main, avec le pourcentage de détention et le critère de contrôle.
- Relation d'affaires : objet, nature, origine des fonds, mode de paiement. Un paiement en espèces au-delà du plafond légal est signalé.
- Spécificités métier (notaire, commissaire de justice, commissaire-priseur, CGP, courtier) : les blocs propres à votre activité.
- Évaluation des risques : six facteurs notés de 1 à 4, avec la description de chaque niveau pour votre profession. Trois facteurs sont dérivés automatiquement des données saisies ; vous pouvez les modifier avec une justification.
- Finalisation : récapitulatif, puis enregistrement.
Le plancher objectif
Des faits établis fixent un minimum que la grille ne peut pas contredire : correspondance sanctions non écartée, personne politiquement exposée, pays du GAFI, procédure collective, audit rattaché à risque élevé, et les faits déclarés dans la mission ou l'opération (espèces, fonds d'un tiers, prix atypique, fonds hors CARPA). La fiche affiche ces contraintes dans un encart ; pour lever une contrainte issue d'un criblage, qualifiez la correspondance en faux positif depuis l'onglet Criblage.
Suivre la fiche
- Onglet Dossier : score, niveau de risque, vigilance et prochaine revue, données saisies, spécificités, signalements rattachés.
- Onglet Criblage : criblages du client et des personnes rattachées, avec l'origine de chaque session.
- Onglet Documents : PDF opposables, justificatifs, collecte de pièces auprès du client, signature électronique, revues.
- Modifier rouvre la fiche ; les modifications sont historisées.
- Valider la fiche clôt l'examen. Une fiche à risque élevé, une PPE ou une contrainte objective exigent une validation à quatre yeux par un dirigeant ou un admin différent du rédacteur.
- La revue est planifiée selon le niveau de vigilance (annuelle, semestrielle, trimestrielle) ; les fiches en retard remontent sur le tableau de bord.
Références
Art. L. 561-5, L. 561-5-1, L. 561-6, L. 561-10, L. 561-10-2 CMF ; art. R. 561-5 et suivants CMF.